会議やワークショップのシーンで役立つツール5選【Hyper Island TOOL BOX】

HI TOOL BOX(ハイパーアイランド ツールボックス)は、ハイパーアイランドがキュレーションし実践している、メソッドやアクティビティをまとめたものです。
チームや組織の可能性を引き出し、創造的なコラボレーションを行いたいと考えている方のために無料で公開しています。
今回はその中から、会議やワークショップなどのシーンで役立つツールやフレームワークを5つご紹介します。

1.ジェットコースター・チェックイン

ジェットコースターチェックイン
最初にご紹介するのは、ジェットコースター・チェックインです。この遊び心のあるメソッドは、参加者のテンションや感情を共有するために役立ちます。
チェックインとは、ミーティングやワークショップ、演習を始めるために行う、ウォーミングアップのようなものです。たとえば、自己紹介や、近況を話してもらうこともチェックインの一つ。参加者全員が言葉を発することで、参加者の意識を高めたり、安心して発言できる空気を醸成するなど、様々な効果があります。Hyper Islandのワークショップでも、あるテーマに沿って全員に話してもらうチェックインを必ず実施しています。チェックインの方法は様々ですが、「ジェットコースター・チェックイン」は、参加者それぞれが現在の状態をジェットコースターに例えて表現し、説明するというユニークな方法です。
 

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2.始まりと終わりの質問

始まりと終わりの質問
始まりと終わりの質問は、会議やワークショップなど、これから何かを一緒に行う際に、共通の雰囲気や文脈の基礎を作るものです。質問内容の設定は、思慮深く目的を持つことで効果が高まります。
始まりと終わりの質問を行うことによって、参加者が今に集中して、発言し、意見を聞くことを促進します。始まりの質問では、存在感、集中力、グループへのコミットメントが強調され、終わりの質問では、振り返りと完了が強調されます。
 
多くの人が会議に「始まりの質問」を実施したほうが良いと思いながらも、どうすればうまくいくのかわからず、やらずじまいです。
いつも同じ質問をしていては効力が半減してしまうので、会議にとって関連性があり、魅力的な質問をすることが大切です。
前回とは違う質問を用意することで、楽しく興味深いものにすることを心がけましょう。質問を考える際には会議の文脈、目的、そして意図に合っているか考えましょう。
 
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3.IDOARRT式会議デザイン

IDOARRT式会議デザイン
IDOARRT式会議デザインは、会議やワークショップの最初に明確な目的・構造・目標を設定し、参加者と共有するフレームワークです。
全参加者が会議やワークショップの全側面を理解することを目的としており、参加者の心理的安全性を確保するために役立ちます。
IDOARRTは、Intention(意図)、Desired Outcome(望まれる結果)、Agenda(アジェンダ・議題)、Roles(役割)、 Rules(ルール)、Time(時間)の略です。それぞれ、以下のことを決め、会議やワークショップの始まりに、参加者に共有してください。

意図(Intention)

この会議の意図や目的は何ですか?なぜそれを設定するのですか?

望まれる結果(Desired Outcome)

会議終了時に達成すべき具体的な成果は何ですか?

議題(Agenda)

望まれる結果に向かって進むために、どのような活動をどのような順序で進めるべきですか?

役割(Roles)

会議を円滑に進めるために、どのような役割・責任が必要ですか?誰がファシリテーションを行い、誰が参加者でしょうか?誰がドキュメント化を行い、誰がタイムキーパーをしますか?参加者に何を期待しますか?

ルール(Rules)

会議中にどのようなガイドラインを設けますか?これは、参加者の背景・規範に基づいて設定される場合があります。PCまたは携帯の使用ルール、実施場所の使用ルールなどが含まれるかもしれません。 Step 2を行うタイミングで、参加者に追加できるルールがないか考えてもらい、主体性(自分ごとである)を認識させてください。

時間(Time)

会議時間は休憩を含めてどれぐらいでしょうか?会議の終了予定は?
 
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4.停留所

停留所
これは、会議やワークショップの集中力を維持するため使用される、古典的な方法です。
議論を進めるうちに、重要ではあるが論点とは完全に一致していない質問が出ることはたびたびあるのではないでしょうか。
これらの質問や問題は、後に議論できるように、フリップチャート上に書きとめ、「停留」させておきます。こうすることで、重要な質問が置き去りにされることなく、会議やワークショップに集中できるようになります。
会議またはワークショップが終了したら、停留所を確認し、参加者で議論する時間を確保しましょう。

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5.Who What When マトリクス

Who What When マトリクス
最後にご紹介するのは、Who What When マトリクスです。多くの会議では「次にするべきこと」や「アクション」の議論に終始する傾向があります。会議での決定事項は抽象的なものが多く、特に期限を決められていないタスク表を乗り気でない参加者に配ることも多いのではないでしょうか。Who What When マトリクス(「誰が」「何を」「いつ」というマトリクス)を用いて議論を進めることで、タスクに対する明確なアクションと、そのタスクを誰がいつまでに完了させるかという約束を作ることができます。
 
https://gamestorming.com/wp-content/uploads/2011/03/who-what-when-matrix.jpg
 
ここでは「Who(行動を起こす人)」から始めます。1番左の列にメンバー全員の名前を入れます。各メンバーに、今後どのような内容に取り組むのかを具体的に尋ねましょう。その取り組みの必要性に対する意見、次のステップを引き出します。 これを「What(何を)」の欄に記入してください。そして、それぞれの項目を「When(いつまでに)」実行するか尋ねます。
 
取り組むべき事柄を「人を優先」して考えることで、いくつかの点が変化します。
まず、取り組みに責任を持つのは、この場にいるメンバーたちであることが明確になります。
第2に、仲間の前で公言をすることで、アクションを実行する可能性が高くなります。
第3に、Who(誰が)、What(何を)、When(いつまでに)をするのか、そしてあまり貢献していない人が誰なのか明確になります。
 

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